スケジュール管理の徹底

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仕事をする上でスケジュール管理は大切です。

仕事が手元に届いてからどのような段取り、どのような工程、どれくらいの期間で終わらせるのかスケジュール立ては重要になってきます。

1人で最初から最後まで完結できる仕事だとしても一つの仕事だけではなく、他の仕事と同時進行をしている可能性もあるのでその際もスケジュールを立てることは大切です。

どちらの仕事を優先させるのかどちらの仕事を終わらせてからもう一つの仕事に取り掛かるのか期日を確認しつつ自分の中でスケジュールを立て期日内にどの仕事も終わらせることが大切です。

1日1日、または半日ずつ細かにスケジュール通り進んでいるか確認をすると安心して仕事が進められるでしょう。

チームワークでする仕事はもっとスケジュール管理が大切になります。

1人ではなく仕事にかかわる全員でスケジュールを立てて仕事に臨みます。

仕事がどのくらいあり、何人必要になって仕事の割り振りはどうやって、期日はいつまでと決めることが重要です。

期日を決める際には、ぎりぎりで決めるのではなく数日前にしておいたほうが安心です。

例えば5人でやる仕事があるとします。そのうち2人は期日内に仕事が終わっているので定時で帰れますが3人は残業したのにも関わらず期日までに終わらなかったこともあります。

こうなってはいけないので期日中に何回かは皆の進捗状況の確認をすることも忘れてはいけません。

そして進んでいない人の仕事のフォローに誰かが回るか割り振りを考え直す必要が出てきます。これも大切なスケジュール管理と言えるでしょう。

期日より前に何回か進捗状況を確認することによって仕事が期日内に終わることができるか厳しそうか確認できます。厳しそうなら手が空いている人材が手伝いきちんと期日内に終わらせることが可能です。

今まで働いてきた人材同士でスケジュール管理をするのなら今まで通りやれば問題なく進めることができますが、新入社員が加わった今の時期では難しい可能性もあります。

まずはどのように今までスケジュール管理をしていたかの説明、スケジュール通り進まない、スケジュールに間に合わなくなりそうになった場合の対処法を説明する必要があります。

また、新たな人材を交えてチームをつくり、チームワークで仕事をする際には改めてスケジュール立てについて考えたり割り振りの見直しをしたりの必要も出てきます。

企業の中にはこんなことを新入社員研修でさせたという企業もあるのではないでしょうか?

・新たな人材だけでチームを組ませて賛成派反対派に分かれるような一つの課題(話題)を出して話し合い(討論)の大切さを学ばせた。

・新たな人材だけにチームワークを組ませて一つの仕事を出して期日までにどの人数で割り振りはどうやってするなどのスケジュール立てを考えさせた。

上記にあげた二つの例を事前にやっておけば今後、新たな人材だけでチークを組み仕事をすることがあっても研修で学んだ成果を発揮することができて失敗することなく、また不安になることなく仕事を期日内に終わらせることができます。

また、何か問題が起きてしまったときにも焦ることなく話し合い、冷静に対応できます。

まだやっていなかったという企業の研修担当の方は今からでも遅くないので新入社員に研修としてやらせてみてはどうでしょうか。

また、新たな人材だけではなく、新たな人材と今までいた人材とのチームで事前にスケジュール立ての話し合いをしておくのも実際仕事をするとなった時に心に余裕をもって取り組むことができます。

チームで仕事をするしない関係なく、仕事全体に対して言えることですが、スムーズに進むことだけを考えるのではなく、事前にこのようなことが起きたらどうする、このようなことが起きるかもしれないと予想をして仕事に取り組みことも大切です。

研修も終了してゴールデンウィーク明けから本格的に仕事が開始している新入社員の皆はスケジュール立ての大切さ、その他大切なことを学びながら自分の力を発揮して仕事に取り組み一日でも早く会社の役に立てるように努力してくださいね。

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