質問がしやすい職場環境や上司編

質問がしやすい職場環境や上司は、普段からどんな事を意識して仕事をしているのでしょうか。今回は部下が安心して疑問や懸念を共有できるような環境を提供し、積極的にコミュニケーションを促す人物です。以下は、そのような上司に共通する特徴や行動の例です。

1. オープンでフレンドリーな態度

• 親しみやすい性格: いつでも気軽に話しかけられるような雰囲気を持っている。笑顔で接し、部下が近づきやすい印象を与えます。普段から挨拶はもちろんのこと、気にかけてくれていると相手に伝わるコミュニケーションがとれています。

• 感情のコントロールが上手：緊張やストレスの場面でも安心感を提供し、話しかける側の不安を軽減できる為、質問もしやすくなりますね。

• 身体的な表現: 目を合わせて話す、うなずくなどの身体的な表現を使い、部下に対して関心を示す。

• 普段から感謝の言葉を口に出している：小さな頼まれごとなどにも感謝の言葉を口にしてくれます。普段から部下の行動に対して気を配りサポートが出来ている職場は質問がしやすいです。

• 相手の立場によって態度をかえない姿勢：部下の信頼に大きく関わってくることです。上にはこびへつらい、下には横柄というような普段から周囲に対する対応は部下の方が見ているものです。都合が悪いと嫌な顔になったり、表情に出てしまうということがないように気を付けましょう。

• 責任感がある：質問する側としては責任をもって回答してもらいたいのが事実です。万が一教えられた事に相違があったとしても謝ることやサポートする誠意が必要です。

・ステレオタイプの人材いない職場が良い：ステレオタイプは個別の違いや変化を考慮せずに固定的なイメージを持つことが特徴です。質問者に持つ先入観や偏見の根源となることがあります。これが質問者に対して不公平な扱いや誤解を招くことがあります。

例：「女性は感情的である」「男性は感情を表現しない」というような性別に基づく固定観念。

年齢: 「若い人は経験が浅い」「年配の人は新しい技術に適応できない」という年齢に基づくステレオタイプ。

初めから固定観念や先入観を持つ人材は、質問者に対しても何かしらの固定概念を持って接することがあり部下の実際の能力や特性を正しく評価できない原因となることから質問しやすい職場環境には程遠くなる危険性があります。

2.積極的なコミュニケーション

• 積極的に話しかける: 自分から積極的に部下に話しかけ、現在の進捗状況や問題点について聞く姿勢を示します。

• 話しやすい状況を作ってくれる：質問者や応対者が気構えることなく、普段の会話の中で質問がサラっと伝えて回答が得られる職場環境が望ましいですね。

• 定期的なミーティング: 定期的に1対1のミーティングを設定し、部下が質問や意見を出しやすい機会を作る。

• 質問の受け答えが可能な人材や窓口を複数設けておく:質問したい時に限って教えられる人材がいないという状況を避けるべきです。必要に応じて社内や社外問わず人材のサポートになるような窓口も設けておきましょう。

3. 傾聴力と共感力

• 傾聴する姿勢: 部下の話に真剣に耳を傾け、話の途中で遮らず、最後まで聞くように努めます。

• 共感力: 部下の感情や状況に対して理解を示し、共感を持って接します。

• 理解力：部下が質問に対してどのように理解したのかは、後々の仕事の質にも関わります。早めの段階で確認しておきましょう。

4. 批判しないフィードバック

• 建設的なフィードバック: 部下が質問や疑問を持った際には、批判的にならず、建設的なフィードバックを提供します。

• ミスに対する寛容さ: ミスをした際にも非難せず、それを学びの機会と捉え、改善に向けたサポートを提供します。

5. 透明性と一貫性

• 情報の共有: 可能な範囲で組織の方針や決定事項について透明性を持って情報を共有し、部下が全体の状況を理解しやすいようにしておきましょう。

• 一貫した態度: 常に一貫した態度で接し、部下がどのように反応されるかを予測しておきましょう。

• 具体例を複数用意：質問に対する回答の方法をいくつか準備しておくことで、部下の理解の幅も広がります。必要に応じてマニュアルや事例集を用意しておきましょう。

6. 部下の成長をサポート

• 学習と成長の促進: 部下が新しいスキルを学んだり、自分自身の成長に向けて努力したりすることを奨励します。

• 質問を歓迎する姿勢: 「どんな質問でも歓迎します」と明確に伝えることで、部下が質問することへの心理的なハードルを下げます。こんなこと聞いては迷惑だろうか・・と部下に躊躇させたり考えさせる時間が無駄です。

• 個人の状況やレベルに応じたサポート：資料でも大衆の為に作られたマニュアルよりも、その個人レベルに応じたものであればより一層理解力や能力も上がります。

7. 時間を取る姿勢

• 忙しい時でも時間を割く: 上司が忙しい時でも、部下の質問や懸念に対して時間を割く姿勢を示し、部下が重要であることを伝えます。

• 質問しても良い時間帯を作っておく：忙しそうな上司でも質問や応対可能な時間帯が予め設定されていると不明な点を翌日に持ち越さずに済みます。質問メールを気さくに送信できるような状況を作っておきましょう。※メールであれば履歴に残りますし、同じ質問をしてきたら過去メールを探してもらえばいいだけで物理的に人材のメール管理や情報管理のスキル向上にも繋がります。

8. 柔軟な対応

• 柔軟性のある対応: 部下の個々のニーズや状況に応じた柔軟な対応を行い、個別のサポートを提供します。

毎日新しい事を覚えて仕事に活かせると人材は毎日成長が感じられて楽しく働く事ができます。教えた事には責任は伴いますが、生産性向上には人材の能力アップは欠かせません。

このような特徴を持つ上司は、部下が安心して質問や意見を出せる環境を作り出し、職場でのコミュニケーションを活性化させます。これにより、チームの協力や効率が向上し、全体的な業績にも良い影響を与えることが期待されます。

自分の怠けた行動が会社の今後に繋がっていると考えることができたのなら自覚をもった行動ができます。

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