職場でいつも「オフデイハラスメント」されてない？　【休み方改革編】

オフデイハラスメントご存じですか？オフデイハラスメントとは・・休みの日に仕事の連絡で追い詰められる状況のことになります。このオフデイハラスメントで人材は休暇や休日が仕事に侵食される感覚になったり、休憩時間に仕事の侵入を受ける状態が続いたりすることで、リラックスする時間が仕事で台無しになる状況であり、会社や上司や部下から取引先から人材の休みの日のプライベートな時間に仕事が干渉することを指しています。

オフデイハラスメントの原因を見つけ出し解決や対策、改善を促していきましょう。

オフデイハラスメントは実際には複数の要因が重なっていることも多いです。企業によってはや社員全体で一定の休日であるということは難しい場合が多く、営業時間が24時間であることや人材の勤務時間や勤務体系がランダムであるとなかなか改善・解決が難しいのも事実です。

企業の運営や管理のスタイル、組織の文化、業務の特性などにより、連絡のタイミングや方法が休日の人材にとってみれば負担やストレスに繋がる場合があります。オフデイハラスメントは一度当たり前になってしまえばそれが習慣となり企業文化に根付いてしまうのではないでしょうか。

オフデイハラスメントの原因①【緊急性の認識の違い】

急を要する問題: 連絡する内容が緊急であると考えられる場合、上司や会社はそのタイミングを優先してしまうことがありますね。

業務の進行や確認等プロジェクトや業務の進行に関わる重要な問題が発生し、即座に対応が必要とされる場合です。

その連絡が本当に人材の休みの日でなければならないのかを問う必要がでてきます。
勤務外の必要以上の深夜・早朝問わずの連絡は人材の心理的負担や休息の妨げにもなりかねません。

緊急な事があった場合の対処を事前から共有し、起こらないように対策していくことが求められます。

人材がお休みの日は連絡する側は「本当にその連絡今日じゃないと駄目？」と問いかけましょう。人材が出社してからでも遅くない事も多々あるのではないでしょうか。

オフデイハラスメントの原因②【情報のブラックボックス化を防ぐツールで改善しよう】

業務内容が可視化されておらず個人単位で情報を持って業務遂行しているような場合にはブラックボックス化という問題も考えられますね。

そのような場合は、人材の休日に確認する必要が出てきたり、進捗が見えずらい、確認先が特定の人材しか情報を持っていないという等の理由でどうしても連絡してしまう事もあるかと思います。

特に人材不足の職場や入社したばかりの人材や仕事に不慣れな人材が多くいる職場ではどうしても、業務内容を全て教えきれていない等が理由で部下から上司への連絡が必要になってしまい日常的にでてくるのではないでしょうか。

職場の誰でも同じ情報を確認できる状態であればミスも減りますし、顧客対応もスムーズになりますね。

お客様からの問い合わせで「担当の○○さんがお休みだか・・今日は回答が出来ません」又は「確認して折り返します・・」という言葉を発しなくてよくなるのも顧客や人材のストレス軽減にもなります。

また社員だからというだけの理由で暗黙の休日対応をさせつづけるのもよくありません。

オフデイハラスメント状況を見逃さず管理する側は適切な対処を持って改善していきましょう。

休日の連絡を避ける為にも、ITツールもかなり充実しているので使ってみましょう。

• asana: タスクやプロジェクトの進捗を視覚的に管理でき、チーム全体での作業状況を把握できます。
• Trello: カンバンボード形式でタスクを視覚化し、チームの進捗状況を共有できます。
• Jira: ソフトウェア開発向けのプロジェクト管理ツールで、タスクの進捗やバグの管理ができます。

2. チームコラボレーションツール

• Slack: チーム内のコミュニケーションをスレッド形式で管理でき、ファイル共有や統合アプリも豊富です。
• Microsoft Teams: チャット機能や会議、ファイル共有が統合されており、プロジェクトの進捗をチームで共有できます。

3. 情報共有・ドキュメント管理ツール

• Google Workspace: ドキュメントやスプレッドシート、プレゼンテーションをチームでリアルタイムに編集・共有できるツール群です。
• Microsoft 365: ドキュメントの共同編集や情報共有が可能で、チーム全体の作業を可視化できます。

4. ダッシュボード・データ可視化ツール

• Tableau: データを可視化し、インタラクティブなダッシュボードを作成できます。業務のKPIやパフォーマンス指標の視覚化に役立ちます。
• Power BI: Microsoftが提供するビジネスインテリジェンスツールで、データを視覚的に表示し、分析が行えます。

5. ナレッジベース・文書管理ツール

• Confluence: ナレッジベースを作成し、チーム全体で情報を共有・管理できます。プロジェクトや業務に関する文書を集約するのに適しています。
• Notion: メモ、タスク、データベースを統合的に管理でき、チーム全体で情報の可視化や共有ができます。

6. 業務プロセス管理ツール

• Monday.com: プロジェクトや業務プロセスを可視化し、チームのタスクを管理するツールです。ガントチャートやカンバンボードで進捗を追跡できます。
• Smartsheet: スプレッドシート形式でプロジェクトやタスクの進捗を管理し、ビジュアル化するツールです。

7. 時間追跡・リソース管理ツール

• Harvest: タイムトラッキングやリソース管理ができ、プロジェクトやタスクにかかる時間を可視化できます。
• Clockify: 無料のタイムトラッキングツールで、作業時間やプロジェクトの進捗を追跡できます。

これらのツールを活用することで、社内の情報がブラックボックス化せず、チーム全体で透明性を持って業務を進めることができます。選択するツールは、組織のニーズや業務の特性に応じて最適なものを選んで使ってみてくださいね。

オフデイハラスメントの原因③【業務連絡方法の統一】

万が一連絡する場合でも不定期でランダムはなく、決まった時間に確認するというルール、なるべく更に時間にはきちんと対価が支払われる仕組みであれば人材の休日対応にもある意味トレードオフとして納得いくこともあるのではないでしょうか。

人材の休日や休憩時間に連絡が必要な人材は相手に対して思いやりのある配慮のある声掛けも必要ですね。