重要書類の取り扱いについて,ペーパーレス化しませんか。

公開済み 2021年11月28日 · 更新済み 2024年8月4日

重要書類、例えば契約書類が紙の場合のコストについて

書類タイプの契約書は作成する側も大変です。恐らく作成担当の心の中では、このアナログな作業はいつまで続くのか・・と思っているはずです。

目に見えるコストは紙代・帯シール代・トナー代・配送代、見えにくいコストは”管理コスト”（送る側は、契約書作成からはじまり、関連する備品の管理、契約書の配送から契約書が戻ってきたかどうかにはじまり不備が無いかどうかチェック/署名や押印が必要な箇所の1枚1枚目視確認、機密書類である為、破棄もしづらい・・保管にも厳重な注意が必要）ですよね。

取引先から送られてきた契約書自体に不備があるケースもあるかもしれません、そうなるとまた最初からやり直しです。業務提携もスムーズに行いたいですね。

解決策は、電子契約書最近は契約書も書面ではなく、電子契約書を取り入れている企業も増えてきましたね。社内文書も簡単に電子化できるようになってきています。作業的なことはITツールに任せて、人は出来る限り、コミュニケーションやクリエイティブな業務にシフトさせていくことで、新しい価値の提供・創造も加速させることができますね。

電子契約って何？？・・契約のなかで、合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用い、かつ合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用するものを言います。

契約を結ぶ際の注意点デジタル化が進んでいない企業の契約締結の場合、絶対ということはありませんが、企業によっては契約書や変更改定書類等の実物が打ち合わせ日からかなり時期が経過し忘れたころに送られてくるケースもあります。

契約数などが多いと、配送処理が間に合わないとお客様や取引先を待たせることになりますよね。通常、契約書や条件書の締結するタイミングは、稼働が開始される前であることが多いと思いますが、契約書類の場合は、様々な要因で対応の遅れに繋がることで取引先としては不安を抱えながら取り組まなければならないケースがでてきます。

何らかのトラブルが起きる前に世の中の企業にデジタル化が普及することが必要ですね。「最初に取引先の担当者が話した取引条件や金額と違う？！」「いつの間にか契約内容が勝手に変更されていた！」なんてことも起こり得るかもしれません。

今後は取引先が安全であるかどうかも、デジタル化が推進されているかも指標になってきますね。 企業としての取り組みで環境への配慮が必要になっています。 デジタル化が推進されていない企業はペーパーレス化には程遠い職場環境ではないでしょうか。　

企業で地球環境保全をうたっていても、社内で紙を使いすぎているのなら環境の配慮が足りませんよね。紙で保管すべきもの、データ化した方が業務効率が良いものを見直していく必要があります。紙の場合はゴミを増やすことにも繋がります。

請求書もまだまだ紙での発行が残り続けているのですが、配送だって無料じゃありませんし、配達人員不足問題もあります。

そろそろ本気で脱紙請求書から切り替えてデジタル請求に切り替えませんか？

基本的に請求書はや各種契約書類はがき又は封筒に入ってきます。封筒は破るのに1～2秒かかります。枚数にもよりますが、シュレッダーにも数秒かかりますね。

一人一人の時間の数秒の積み重ねさえ業務効率化には欠かせません。

シュレッダーが丁度ゴミ満杯ならここで捨てる作業に5分くらいかかります。

万が一シュレッダーで粉砕した紙をゴミ袋にきちんと入れられなかった場合、床に散り広がったゴミ集めに更に５分以上かかるかもしれません。

書類到着後も社内で紙書類は担当部署や必要な人材に届ける為の数分の時間も勿体ないです。アナログ方式な書類管理で非効率な作業に時間をとられている人材も多いはずです。

電子契約やメール等で済ませれば管理する場所もデータ上(クラウド)で済みますし、データ保管を自社のいくつかのパソコンで行うことも可能であれば場所も必要ありません、書類を担当部署の担当者まで渡しに行く、書類の紛失も防げますから無駄が少なく済みます。

人材は常に時間を有効に使うことが求められています。生産性と直接結びつかい時間を無くしていく方向性が必要なんですね。