準備することを楽しめる職場づくり

準備が得意な人材と苦手な人材とでは、同じことをやったとしても結果が違ってきます。　何度も経験してきた仕事内容などであれば、慣れてくるとそう準備も難しくなくなりますが、初めての経験であればそもそも何が必要であるのかを教えてもらう、人材の想像力もさることながらマーケティング、リサーチ分析から始める必要がある為、苦手意識をもってしまうと準備そのものが苦痛になります。そうならない為にも準備することを楽しめる職場づくりも大切になってくるのではないでしょうか。

職場では一人で行う準備もあれば大人数や他部署も巻き込んで行うような準備もありますが、目的が違えば準備する内容も時間も異なりますし、準備が早いか遅いかで1分1秒で命取りになる職種もあります。

準備の考え方は人材によって違うこともある為、決定事項の伝達は早ければ早い方が良く、知っているか知らないかで出来る準備の質や範囲もかわります。

１つの目的に対して、準備する内容が人材がバラバラな考えであれば、準備したものの偏りも考えられます。良く言えば色んな意味で奇想天外な結果になるパターンもあります。悪く言えば出番なしですがそれも長期的にみれば良い経験です。

いかに周囲と協力して役割を決めて過不足なく円滑に進めることが出来たとするならば働きやすさにも拍車がかかります。

事前の準備が整っていると安心感がありますが、準備だけで満足してしまわないようにすることも必然です。目先の事に囚われ過ぎてもいけませんから人材がどこまでを想定して準備をしているのかも重要なポイントになります。このポイントを外していない人材は、社内でも影響度合いが高くなります。

今回の記事題のオンライン会議、自分以外の誰かに会議の出席を代わってもらい上手くいった際に、その人材が事前にどんな準備をしてくれていたのだろうと目視はできませんよね。

オンライン会議参加でも「育児中の人材で在宅勤務の場合」での会議にはどのような準備が必要であったのかを教えてもらいましたのでご紹介します。

準備にも種類があると思います。自分の為の準備、例えば心の準備、体調面での準備、資料の準備・・相手の為の準備等様々ですね。やはり行き当たりばったりでは自分も周囲も疲れてしまいますので準備をすることはメリットしかありません。

①自分のための準備として、自室で在宅勤務をしているかリビングで在宅勤務をしているかで準備の内容も変わってきます。自室であれば普段から仕事場の雰囲気があるので背景など気にしなくてもいつも通りパソコンとネット環境があればさほど準備も必要ないでしょう。

しかし、リビングで在宅勤務をしていると仕事終わりにはプライベート空間へと早変わりしてしまいます。

さらに育児中ですとおもちゃが散らかったり食べかすで床が汚れたり育児をしたことがある人材であればだれもが通ってきた道で片づけの大変さを理解してもらえるのではないでしょうか。

仕事の空間にするためにまずは背景（オンライン会議で映りそうな場所は特に注意して片付ける）を含めた身の回りの清掃に時間を費やさなければなりません。そのために、急遽会議に参加しなければならない環境になってしまったのであれば早くて２～３日前、遅くとも数時間前までには予定を教えてもらえたら自分の準備は整っていました。

②心の準備としては、本来会議に出るはずだった人材から相手はどんな人か人柄、おおよその年齢、雰囲気を聞けたら安心材料に繋がりました。事前に相手がどんな人物か想像ができることは大事かと思います。

また、本来会議に出るはずだった人材に、急遽どんな人材に代わって参加してもらうのかを相手に伝えておいてもらうなど根回しがあると良いでしょう。

お互いが心の準備ができていいのではないでしょうか。相手が育児をしたことがない世代の方だと育児中のオンライン会議を嫌う人も少なくはないでしょう。

育児中でもオンライン会議が和やかにできる雰囲気の方だと気を遣うことなく参加できるのでそれだけでも心が軽くなります。

③体調面での準備としては、特にこれをしなければならないということはないでしょう。社会人としては普段から体調管理も仕事のうちと言われている企業も多くないと思います。育児中は子供から大人へと風邪、ウイルスなど移ることが多いですよね。

又、自分の体調管理がどうこう言うよりも子供の体調管理を大人がしっかりとしてあげて自分には移らない対策が重要ではないでしょうか。マスクで対策をするなど簡単な考えで良いのではないでしょうか。

④一番重要なのは在宅勤務でオンライン会議で使う資料データの準備です。

１、資料をメールで送信してもらいパソコンで見ながら話す。ツールによってはアップロードしたものを閲覧出来るので助かりますね。

２、資料をメールで送信してもらい自分で必要な部分を印刷する。後日、提出が必要な書面等の場合は、ミスによる修正、無駄が無いよう事前に確認も必要になります。

３、会社にいる人材がいるのであればその人材に自宅まで資料を郵送してもらう。等の三択が考えられます。

3の場合は会議まで日数があれば可能な方法ですが、急遽の場合は１か2の選択、もしくは1と2の併用が要領よく会議に望めます。

また、自分で資料を印刷することで印刷しながら事前に予習ができたりこの資料はどのファイルにあったかなど事前に覚えることができ資料を事前に必然的に読めます。事前にどれだけ予習するかによって突然の会議にも安心して望めます。

資料の中で分からないことが出てきた場合には会議前までに本来会議に参加するはずだった人材に質問しておくことも重要です。

初対面の人と会議をして不明点を聞くのは失礼にあたると考えますし、社内共有できてないのかと悪印象を与えてしまう可能性も出てきます。自分でできる限りのことはしておくのが常識です。

次にオンライン会議中に子どもが泣く「ギャン泣きする可能性」がある場合は事前にどんな準備をしていたでしょう。

⑦前日の眠りを浅めにして会議時間中にはぐっすり寝るようにするなど時間調整が必要になってきます。

それでも人間なのでいつ起きてしまうか分かりません。オンライン会議は自分が話さなくとも相手の声がパソコンから聞こえてきたら物音に敏感な子供は起きてしまいます。その場合は、相手の声だけでもシャットダウンできるようにイヤホンを用意するなど工夫が必要です。母親の声は普段から聞きなれた声なので安心して眠り続けるかもしれませんが、初めて聞く声には敏感な場合は対策は必要です。

会議開始時間の調整ポイントは？？

⑨会議時間を変更するのは相手がいることなので承諾を得なければいけないので本来はしない方が良いと考えますが、相手が育児中ということを知ってくれていてさらに育児に理解がある場合は調整してもらうことも可能かと思います。

一番眠っている最中に開始して終了できるのが一番ですが必ずしもそうとはいきません。赤ちゃんであればミルクを先にあげてご機嫌で静かなうちに開始してもらう、少し大きくなってこればおもちゃで一人遊びしてくれている時間に開始してもらうなど月齢に合わせて考える必要があります。

また、途中で泣いてしまった場合などは離席させてもらうかもしれないことを開始前に相手に伝える配慮も必要かと思います。

さて上記はほんの一部ですが、紹介させていただきました。取引先や顧客の相互の理解や協力が得られるとその職場で働く人材の仕事時間がとても有意義なものになります。働き方の柔軟性を取り入れることは取引先や顧客、相互で協力するという事が必要前提になってきます。

今回は育児中のオンライン会議の人材の記事でしたが、在宅介護や持病どんな状況でもその人材が自分らしく仕事が可能な職場づくりはまずは綺麗ごとかもしれませんが「準備することを楽しめる職場づくり」から始まるのではないでしょうか。準備をする事は自分も周囲にも安心感につながります。

見切り発車という言葉もあるので時には必要な場面もあるのかもしれませんが、それは企業風土や組織の考え方の違い、経営者や上司の考え方等もある為、どちらが働きやすい環境なのかは入社して働いてみないと気づけないかもしれません。

準備することが得意で好きな人材が増えることで、相手がしてくれた準備や想いを感じ取ったり、気づく能力も備わっていきます。どれだけの時間をかけたのだろうか・・どういう想いだっただろうか・・このように目には見えにくい準備の裏側も考えたり知るきっかけになりますよね。